BPO事業者として主にコールセンターを請け負っているディー・キュービック株式会社。紙が溢れる業務の自動化を目指し、AI-OCR「DX Suite」を導入。99%の業務時間削減を実現した、同社初となるAI-OCRの取組や今後の展望を伺いました。
できていたからこそ伝わらなかった現場の課題
“クライアントの業務だけではなく、社内の業務にも紙が溢れています”
山田 様
山田さま：私は2020年4月に福岡へ転勤し、営業部門の責任者をしています。転勤直後、福岡でスタッフの勤怠や総務業務の責任者をしている永安から、月初に集中する勤怠システムへの入力業務を効率化できないかと相談を受けました。
永安さま：クライアントによっては勤怠システムが導入できず、紙の勤務日報を使っている場合もあります。そのため私たちは、日々の業務を行ないながら、毎月約100人分の勤務日報を約35時間かけて3〜4人が勤怠システムへ入力していました。2営業日以内に入力を完了させる必要があるのですが、昨今の働き方の変化により、短い勤務時間で業務を遂行しなければなりません。さらに月初は請求処理や支払処理業務もあるため、入力業務に応援を呼ぶこともありました。現場ではこの入力業務が課題だと感じていましたが、処理自体はできていたので、これまで課題がクローズアップされなかったのだと思います。
導入しやすい価格のLiteプラン
山田さま：入力業務があるために月初は誰も休めないなど、仕事に制限がかかる働き方をしているスタッフがいることを知り、何とかして解決したいと思いました。以前からAI-OCRを知っていたため、これで解決できると思い、早速導入の検討を始めました。AI inside とDX Suite はたまたま見かけたWeb広告で知ったことが始まりです。導入実績も相当数あるにも関わらず、低価格プランも展開されていたため、他社と比較することなく即決しました。ツールを導入するにあたり、認識精度や削減効果を明確に試算できなかったため、気軽に試せる価格のLiteプランがあったことが非常にありがたかったです。もしこのプランがなかったら導入が遅れていたと思います。
帳票の工夫で精度向上
山田さま：DX Suite を使ってみて、想像以上に読取精度が高いことに驚きました。一方で、精度を高めるために帳票の工夫をしないとAI-OCRの力を100%出せないことを知りました。導入した2020年8月〜12月現在までに、網掛けをなくしたり、マルではなくチェックボックスにしたりと、毎月フォーマットの微調整をしています。フォーマットを変更することに関しては、書き方さえきちんと伝えれば問題ないのでをしっかり伝えるだけの工数なので周囲も協力してくれます。また、あえて機械で読み取っていると伝えることで、スタッフ自身も読み取りやすい文字での記入を心がけてくれていると感じてます。
業務時間が35時間から20分に！インターネットFAXの活用でさらなる自動化を目指す
山田さま：他社のセミナーでAI-OCRとRPAはセットで活用できると知り、DX Suite と同時にRPAのUiPathもテスト導入しています。35時間かかっていた入力業務は、人の作業だけだと20分で完了するようになりました。操作もとても簡単で、専任スタッフを用意する必要なく1人が空いた時間で操作しています。現在はDX Suite への画像アップロードと勤怠システムへの登録はRPAで行なっていますが、今後はインターネットFAXを活用して、自動化を拡大していく予定です。
永安さま：入力ミスがあると、スタッフの給与もクライアントへの請求額も間違うことになるためプレッシャーを感じていました。DX Suite の導入で精神的に楽になりましたね。
Liteプラン活用のポイントはWebセミナーにあり
山田さま：Liteプランにするにあたり、他のプランとサポート内容が異なることが不安でした。そのため、AI inside がユーザ向けに実施しているWebセミナーを何度も視聴していましたね。他社の事例を見ることで、自社の課題を見つけることもでき、出演しているユーザが、どのようにエラーを回避したのかを詳しく話してくれるので、とても参考になります。Webセミナーがなければ、Liteプランでの活用は難しかったと思います。
福岡から各拠点へDXを推進！
社内の成果報告会でこの取組を話したところ、代表から「東京と仙台でも活用してほしい」と言われました。福岡だけで活用する予定だったのでLiteプランで十分でしたが、活用拡大にあたり、アップグレードをしたいと思っています。また、帳票の種類も増えるので、仕分け機能（Elastic Sorter）も使っていきたいです。“DXツールを活用している拠点No.1になること”が福岡拠点の目標なので、音声認識など様々なツールを導入して業務効率化をしたいと思っています。今後も福岡発信でDXを推進していきたいですね。
